イベント運営会社が担う役割とは。職種と求められるスキルをもとに解説

イベント運営会社の役割は5つある

ライブ、フェス、コンサート……そういったイベントには、企画・運営するイベント運営会社の存在が必要不可欠です。この記事では、そんなイベント運営会社について解説していきます。
まずは、イベント運営会社が担っている役割5つを見ていきましょう。

イベントの制作

イベント運営会社が担っているもっとも大きな業務が「イベントの制作」です。
力のある規模が大きな運営会社であれば別ですが、多くのイベントは「請け負い仕事」です。
このような「イベントをしたい」と依頼され、クライアントから請け負うことが仕事のスタートとなります。

クライアントが定義する「イベントの成功」とは何か。そのためにどのようなプログラムにするか。客層は誰か。どんなステージを入れるのか。
そういった企画を、クライアントの要望を叶えられるようにすり合わせながら決めていきます。

イベントのすべてを任されてることもあれば、出演者だけが決まっていることも、あるいはプログラムまですべて決まっており滞りなく運営するのみ、という場合もあります。

協力業者の手配や各種調整

イベントの規模が大きくなるほど、自社だけで運営を担うことは難しくなります。
自社でまかなえない業務を、協力業者へ依頼しなければなりません。
出演者がタレントであれば、事務所と連絡を取り合うことや衣装・メイクの手配も必要となります。
少なくとも、ケータリングや警備などは外部業者に依頼することになるでしょう。

イベント当日のスタッフを派遣

当日、イベントを運営するスタッフを派遣することも、イベント運営会社の仕事の一貫です。自社が抱える運営専門のスタッフだけで足りない場合は、当日だけアルバイトやほかのイベント運営会社へ依頼するなどして人員を増やすこともあります。

また、現場を経験させておきたいディレクター見習いなど、内勤以外の現場関係者が総出でイベント運営に当たることも良くあります。

音響や照明などの技術担当

音響や照明など、専門の技術職を抱えているイベント運営会社もあります。イベント規模が大きくなれば、リーダーは自社のスタッフが担当して、音響や照明に関わる実務は臨時の増員でまかなう、ということもあります。

専門職を抱えていない運営会社もありますが、その場合は音響・照明スタッフを派遣している会社に協力を依頼して、イベントに適した人員を用意する必要があります。

本番の運営及び終了後の撤収

自社・協力会社を含め、手配したスタッフでイベントの本番を運営します。本番前のリハーサルなども必要となります。
当日の運営が終わり、観客・参加者が帰ったあとにイベント会場の完全撤収までが運営会社の仕事です。

イベント運営会社で就くことのできる職種

イベント運営会社では、中心的な役割を担う職種が3種類あります。3つの職種について、それぞれの違いと担っている業務を解説していきます。

イベントプランナー｜（イベントの中身を企画する人）

どうすればイベントを成功させられるのか、という想定を基にイベントのプログラム全般を組み立てる仕事です。
特にクライアントから「イベント全般を任せたい」と依頼された場合や、自社発信のイベントで力を発揮します。

どのような出演者を呼ぶか、その出演者に何をしてもらうのか、展示であればどのようなテーマで何を展示するのか、といった企画の肝を提案する仕事です。
大枠が決まったら、出演者のトークはどんなテーマにするか、といった詳細も決めていきます。
イベントの成否を左右する重要な仕事です。

イベントプロデューサー｜（イベント全体の成功に責任をもつ人)

イベントを実行するには、人員・資材・資金が必要となります。これらイベント運営を滞りなく行うために必要な物資を、協力会社なども駆使して集めるのがプロデューサーの仕事です。

予算管理の決定権を握っており、予算から算出してクライアントからイベント運営の依頼を受けるか否かを決めるのもプロデューサーです。
イベント全体を成功させることに責任をもっており、俯瞰した立場でイベント運営を見る職種です。
会社によっては、プランナーがプロデューサーの仕事を兼任していることもあります。

イベントディレクター｜（イベントの運営に責任をもつ人)

現場でイベントの運営を行う、実働部隊の中心となるのがディレクターです。当日の運営はもちろんですが、そこに至るまでのスタッフ間の連携やリハーサル等も担っています。

どうすれば滞りなくプログラム通りに進められるのかを想定し、出演者や参加者の導線確保や誘導まで視野に入れた運営を行います。協力会社とも連携し、トラブルにも対処しなければなりません。

想定通りにイベントを進行する実行力は当然ながら、危機察知能力や臨機応変な対応力も求められる仕事です。

イベント運営会社の仕事に求められるスキルと面接でのアピール方法

イベント運営会社で求められる、代表的なスキルについて、面接でのアピールの仕方と併せてご紹介します。前項で説明した職種ごとに、求められる能力の比重は異なりますが、それぞれに共通して求められるスキルについて解説します。

企画力

イベントを成功させるために、どのような企画が適しているかをゼロから生み出します。ただ突飛な企画を立てれば良いというわけではありません。ユーザーが求めるものとクライアントの要望を、実行可能な手段をすり合わせながら、着地点を探す必要があるのです。

仕事で企画力が試される具体的な場面

特にイベントプランナーで発揮される能力です。たとえばクライアントが実現不可能な、夢のような理想を抱いている場合があります。その理想を壊すことなく、現実的なプランに落とし込み、実行可能なイベントに形作っていくためには、高い企画力が必要となります。

面接でのアピール方法

自社内で何か企画し、実行した経験を話しましょう。なるべく実務に影響するイベントであるほうが無難です。
もしそのような経験がない場合は、チーム内での改善施策でも良いので、自分発信で何かを実行した経験を話すようにしましょう。影響を与えるステークホルダーが多く、かつ効果が大きければよりアピールできます。

施策の成否に関わらず、その結果と、なぜその結果になったのか原因を分析し対策を練り、次回に活かせるところまで昇華していることを説明できれば、さらなるアピールにつながります。

折衝力

イベント運営は1社だけで完結することは難しく、多くの協力会社や外部スタッフとのやりとりが必要となります。そんな複数のステークホルダーの間を仲介し、全員が納得できる着地点を提案する能力です。

クライアントが、求めることと必要な予算や自社でできることの間に差があることも良くあることで、それらの差を適切に埋めていくコミュニケーションも必要となります。

仕事で折衝力が試される具体的な場面

特にイベントプロデューサーで発揮される能力です。クライアントの費用感とやりたいこと、呼びたい出演者、行いたい企画、そしてそれを実現できるかといった現場の声……様々な要素が対立することは頻繁に起こります。

それらステークホルダーの間に立ち、それぞれの関係者が譲歩できる条件を引き出しながら、イベントの人員・物資・予算を最適になるように手配していきます。

面接でのアピール方法

提案型の営業の経験は、折衝力のアピールにぴったりです。ほかにも、求めるものが異なる二者を仲介した経験をアピールすることも効果的です。自社内だけで完結するものではなく、クライアントなどの他社との折衝経験であればより大きくアピールできます。

管理能力

協力会社やスタッフが多く関わるほどに、それらを管理するイベント運営会社は高い管理能力が求められるようになります。常に何かの仕事が仕掛かりの状態になっているため、複数業務を同時に進行管理する必要があるためです。

仕事で管理能力が試される具体的な場面

特にイベントディレクターで発揮される能力です。イベント運営会社のなかで、ひときわマルチタスクをこなさなければならないのがディレクター。自身の業務に限らず、関係者全体の進行スケジュールを確認し、滞りがないように管理しなければなりません。

面接でのアピール方法

現在の業務の進行状況を、どのように管理しているかを説明しましょう。与えられた管理ツールを使っているというだけでなく、自分なりの工夫が見られると効果的にアピールできます。

一般的な企業と比べて、おそらくイベント運営会社での進行管理はそれまでの管理業務よりも複雑なものになってしまうでしょう。管理工数が膨れ上がっても対応できるであろうことを、「自分なりにどう工夫しているか」という点を軸に説明していきましょう。

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